La comunicación, tema fundamental en la organización de exposiciones
Tener una buena comunicación es fundamental
Un tema que es fundamental no sólo en la industria de reuniones sino en cualquier negocio, es la comunicación.
¿Cuántas veces hemos visto que un error de comunicación causa muchos problemas?
Estoy seguro que has sido testigo (o inclusive has participado) en más de un problema generado por falta de comunicación o deficiente forma de comunicar.
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Las exposiciones, congresos y convenciones no son ajenos a este tema, aquí te presento algunos problemas que se pueden dar por este tipo de situación:
Comunicación entre organizador y expositores: Cuando no hay reglas claras reflejadas en un manual de expositores bien explicado, se pueden causar problemas en el montaje, durante el evento o el desmontaje. El organizador debe asegurarse de entregar este documento con la mayor anticipación posible (meses antes del evento), para que cada expositor sepa organizarse y responsabilizarse de todo lo que tiene que hacer.
Comunicación entre organizador y asistentes: así como hay un manual para expositores, debe haber documentos bien explicados sobre los lineamientos para participación de los asistentes. Se debe encontrar claramente en esa información: lugar del evento, horarios, cómo llegar al recinto, estacionamientos, convenios con hoteles para facilitar el hospedaje, convenio con agencias de viaje o empresas de promoción turística de la región, convenios con restaurantes, reglamentos sanitarios para seguir en el recinto, entre otros temas.
Comunicación entre expositores y asistentes: es conveniente que los expositores tengan manera de que los localicen en el evento teniendo pantallas o directorios publicados donde se muestren los expositores organizados de diferente manera: por orden alfabético, por tipo de empresa, por productos o servicios que ofrecen. De esta manera, los asistentes pueden localizar claramente a un expositor. De igual forma, cuando el asistente llega al stand del expositor, debe tener acceso a la suficiente información para que pueda comenzar a evaluar el producto o servicio. Sabemos que se tiene poco tiempo para hacerlo en unos cuantos minutos, pero al menos tener suficiente información para comenzar una evaluación del expositor. Es responsabilidad del expositor recabar los datos suficientes del asistente para comunicarse con él posteriormente, y poder profundizar en los temas que hayan interesando al asistente.
Comunicación entre organizador y autoridades locales: es primordial que el organizador del evento pueda acercarse con las autoridades locales para ver cómo se puede generar sinergia para potenciar el evento: el evento lleva una buena derrama económica a la ciudad, por lo que se puede investigar cómo la autoridad municipal puede facilitar que el evento sea un éxito. Es cuestión de platicarlo con ellos.
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Así como en los eventos podemos tener problemas de comunicación que nos llevan a posibles problemas, te pido que pienses en tu negocio cuáles son los tipos de complicaciones que pueden surgir debido a una mala comunicación: con tus clientes, con tus proveedores, con tus compañeros de trabajo, con tus empleados.
Una buena manera de mejorar la comunicación que tu marca da hacia tu público objetivo, es participar en una exposición.
Si quieres apoyo para tu empresa, no sabes en cuál expo participar o quizás ya tengas escogido un evento y deseas conseguir soporte para el montaje de tu stand, cuenta con nosotros en ZEGA para realizarlo. Entra a nuestra página web para que podamos atenderte, o compártela con otras personas que creas le puede servir esta información: