El ruido, la música, la educación y el sentido común dentro de una exposición

Hace unos días, estaba platicando con mi estimado José Quan, organizador de eventos con una gran experiencia dentro de la industria de reuniones no sólo en Honduras, su país, sino en todo Latinoamérica.

José ha sido reconocido como un gran conector para la industria, además de que en lo personal lo considero un gran amigo con quien frecuentemente estoy rebotando ideas.

En esa ocasión, me estaba platicando de un tema particular que me llamó la atención:

Los problemas que pueden generarse para expositores cuando algunos de los participantes en un evento (otros expositores) deciden poner actividades que implican tener bocinas a un volumen considerable dentro del evento.

Esta podría ser la escena:

Imagina que te has preparado por cerca de un año para participar en una exposición… siendo más específicos, pensemos que es tu primera exposición.

Estás participando por primera vez en el evento líder de tu industria a nivel nacional. Llevas a todo tu equipo de personas listos para captar nuevos prospectos, conectar con nuevos clientes y enriquecer las relaciones con colegas así como con clientes actuales.

Está a punto de arrancar la exposición… Las puertas están por abrirse.

Tu cerebro está en alerta máxima esperando recibir al primer visitante… el comité organizador mandó un mensaje en el sonido del recinto, avisando que todos estuvieran atentos ya que en diez minutos se abriría la puerta principal para recibir a los visitantes.

Y en eso…

Sientes como si alguien te hubiera dado un martillazo en la parte posterior de tu cabeza…

Aunque en realidad no es un golpe físico… te das cuenta que es un golpe sonoro.

En el stand al lado del tuyo, acaba de iniciar la participación de tu expositor vecino, pero está incluyendo un elemento del que no te habías percatado ya que tú estabas muy concentrado en tener todo listo al interior de tu stand para el arranque del evento. Tiene unas bocinas a todo volumen con música y una persona con un micrófono hablando de todas las bondades que la empresa de tu vecino de stand ofrece.

Conforme van pasando los minutos, tu desesperación va creciendo… no sólo está desconcentrándote a tí y a tus compañeros, sino que por el nivel de ruido, los visitantes no quieren pasar mucho tiempo ahí. Desean moverse para no tener que aguantar el nivel de volumen que están teniendo en ese stand.

Pasan las horas… tú ya has ido varias veces a pedirles que por favor bajen el volumen… lo han hecho pero después de un rato, el nivel de volumen vuelve a subir. Ellos tienen la idea de que necesitan ese elemento para llamar la atención de los visitantes. Se ve que no están de acuerdo con tener que bajar el volumen.

Acudes con el comité organizador, quienes tratan de intermediar, pero el vecino expone también sus razones para tener ese tipo de activación dentro de su stand.

Finalmente pasas los dos o tres días del evento con el malestar de estar soportando esa situación tanto para tí como para tus compañeros y visitantes. Definitivamente sientes que la experiencia fue buena en resultados, pero pudo haber sido mucho mejor de no haber tenido esta situación.

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¿Te ha pasado algo similar? ¿Has estado en un evento donde el nivel de ruido que los expositores tienen puede llegar a ser molesto para expositores o visitantes?

Luego de hablar de ello con mi estimado José Quan, comentamos que existen ciertos lineamientos que se pueden poner en un manual de expositores, orientándolos a que el nivel de ruido sea tolerable, o mantenerlo por debajo de cierta cantidad de decibeles.

Sin embargo, ese nivel de tolerancia al ruido puede ser diferente entre unas u otras personas, por lo que se pone al comité organizador en una situación compleja para ser el “árbitro” entre quien está realizando la activación y quien no la está disfrutando por verse afectado.

Aquí entra también lo que se conoce como el “sentido común” (que curiosamente, a veces es el menos común de los sentidos), que nos orienta a estar al tanto de lo que sucede a nuestro alrededor. El derecho de una persona termina cuando se invade el derecho de otra, por lo que requerimos de mucha cultura, civismo y educación para no estar molestando a quienes tenemos a nuestro alrededor, sobre todo en una exposición en la que el objetivo es que todos salgamos con los mejores resultados posibles.

¿Tú qué opinas?

¿Hasta donde llega el derecho de un expositor a hacer todo tipo de activaciones? ¿Cuáles son los límites que se deben establecer al respecto?

Tema interesante sin duda.

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