¿Desaparecerán los Eventos Presenciales Debido a los Eventos Digitales?

Cómo conviven los eventos digitales con los eventos presenciales en esta época de pandemia

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El año 2020 sin duda fue un parteaguas en la actividad económica de muchas industrias… Las exposiciones, congresos y convenciones no fueron la excepción. De hecho, fue una de las industrias más golpeadas debido a su naturaleza de realización presencial.

Recuerdo que en el mes de marzo de ese año. En nuestra empresa ZEGA de diseño e instalación de stands para exposiciones, nos estábamos preparando ya que el 23 de marzo se realizaría en CINTERMEX (el centro de exposiciones más importante de Monterrey, México y en general del norte del país), la Expo CONAC, en la que se reúnen los exponentes más importantes de la industria del Acero en Latinoamérica.

El montaje de los stands estaba programado para los días 21 y 22 de ese mes, teníamos ya varios stands pactados para montare en el evento. Recuerdo que 4 o 5 días antes del evento, nos llegó el comunicado oficial del comité organizador: el evento sería suspendido. Después de ese evento, nos llegó la notificación oficial de que todos los eventos presenciales serían suspendidos.

En ese momento, yo en lo personal pensé que el paro de labores llevaría 2 o 3 meses a lo mucho, sin embargo conforme pasaban las semanas, los eventos que se cancelaban se iban sumando a la lista… Los de mayo, junio, julio y agosto se cancelaban conforme pasaba el tiempo.

En Monterrey, fue hasta septiembre de ese año en que se realizó un primer evento “piloto” presencial, en el que se invitó a gente de la industria, organizaciones, gobierno, a realizar una exposición y conferencias encaminadas a llevar a cabo estrategias para saber cómo realizar eventos presenciales durante y después de la pandemia, aplicando nuevos lineamientos sanitarios. Fue la denominada “Expo CREA”.

Los eventos presenciales en Latinoamérica en general fueron suspendidos. A principios de septiembre de 2020 se realizó de manera presencial la exposición INTERMODA en Expo Guadalajara, que fue la primera exposición presencial realizada en esta región, y que sirvió como ejemplo de los lineamientos a seguir para los demás eventos que se fueran sumando.

¿Qué sucedió en cuanto a la realización de eventos en todo el periodo de tiempo que ha abarcado la pandemia?

En la época en que la pandemia comenzó, se generó una necesidad de seguir realizando eventos, pero ahora de manera digital… Diferentes empresas comenzaron a estructurar sus eventos digitales, algunas utilizando herramientas existentes, y por otra parte surgieron nuevos jugadores en esta industria:

  • La empresa ZOOM, plataforma de videollamadas y videoconferencias, creció de manera fenomenal durante la pandemia. De repente todos necesitábamos de este tipo de servicio.

  • Por mencionar un ejemplo de plataforma de eventos online, la startup HOPIN recaudó en noviembre de 2020, 125 millones de dólares, llegando a una valuación de 2,100 millones de dólares. Esto a partir del apetito inversor por esta industria con gran crecimiento.

  • Empresas locales y globales de realización de eventos virtuales, siguieron incrementando sus soluciones hacia los clientes.

  • Algunas empresas que anteriormente estaban orientadas a los eventos presenciales, hicieron también sus propios desarrollos digitales para ofrecer a sus clientes soluciones. Es el caso de MESSEBAU Latam, que realizó su propia plataforma de eventos, que se utilizó en el evento Industrial Transformation México, entre otros.

Todas estas son soluciones que se hicieron indispensables durante la pandemia, con el fin de acercar a las empresas para seguir generando negocio.

Sin embargo, este tipo de eventos no terminaban por ser un sustituto definitivo para los eventos presenciales… A decir de los visitantes a las plataformas, en muchas ocasiones las experiencias brindadas por obvias razones no son iguales a las experiencias presenciales, por lo que se seguía extrañando el poder participar presencialmente en los eventos.

¿Al regresa los eventos presenciales desaparecerán los eventos digitales?

Durante la pandemia, se aprendieron muchos beneficios que se obtuvieron gracias a las experiencias en los eventos digitales:

  • Mayor y mejor captación de datos de los visitantes a los eventos, para posterior contacto con ellos.

  • A los expositores se les puede entregar datos de mayor confiabilidad en cuanto a intereses presentados por los visitantes.

  • El alcance al que puede llegar un evento que anteriormente era regional, se amplía a muchos mayores horizontes.

En la época post-pandemia, lo que está sucediendo de acuerdo a la UFI (Asociación Global de Exposiciones), es lo siguiente:

  • Están comenzando a regresar eventos presenciales. Dependiendo del país donde se llevan a cabo, se están realizando desde hace algunos meses.

  • Los organizadores están optando por realizar sus eventos en forma híbrida: se sabe que por las restricciones de viaje hay personas que no pueden trasladarse físicamente a los eventos, por lo que se les abren plataformas para que puedan tener participación en forma digital.

  • Con la adopción de las nuevas plataformas digitales, se amplía la audiencia que se puede tener en los eventos.

  • Al mismo tiempo, se vuelve en un reto porque los eventos se van a consolidar a futuro. En vez de replicar eventos de las mismas características, habrá ciertas industrias en que el evento “grande” se seguirá realizando de manera presencial y digital, con algunos eventos regionales que se podrán estar haciendo de manera digital solamente.

  • La restricción de viajes para algunas personas o en algunos países, obligarán a optimizar la experiencia de viaje. Los eventos presenciales serán con menor cantidad de asistentes, pero los “leads” que de ahí se obtengan, serán de mucho mayor efectividad que en ocasiones anteriores.

En general, lo que podemos observar de acuerdo a las asociaciones y empresas del sector, es que los eventos híbridos son los que seguirán proliferando a futuro. Se aprovecharán las herramientas digitales para enriquecer los eventos que hasta antes de la pandemia se habían enfocado básicamente en experiencias presenciales. Es una época realmente interesante, en la que veremos cómo la creatividad será fundamental para mejorar el desempeño de las empresas del sector.

Y tú, ¿ya te anotaste para ir al siguiente evento presencial en tu región, o híbrido en la industria en la que te desempeñas?

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Paco Luna


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