De “todólogos” a especialistas en la organización de eventos
El desarrollo a lo largo del tiempo en la profesionalización del desarrollo de eventos
Presentado por:
En una plática que tuve para Mundo Expo con Patricia Acosta, presidente de AIFEC (Asociación de la Industria de Ferias y Exposiciones de Colombia), me comentó algo que me hizo reflexionar: me dijo que los organizadores de este tipo de eventos pasan de ser al principio “toderos” (o como los conocemos en México: “todólogos”), a convertirse en especialistas.
Cuando se genera por primera vez la idea de organizar un evento por parte de una persona u organización que recién incursiona en este tipo de actividades, lo más común es que las personas involucradas deban hacer de todo:
Crear el concepto del evento.
Conseguir expositores.
Revisar opciones de recintos para llevarlo a cabo.
Buscar patrocinadores.
Difundir el evento entre el público que pudiera interesarse.
Planear la logística.
Conseguir conferencistas especializados en la materia a tratar.
Organizar encuentros de negocios durante el evento.
y un largo etcétera…
El organizador y su equipo, al principio están obligados a realizar todo, debido a la falta de recursos y experiencia principalmente.
Pasando la realización de los primeros eventos, la complejidad va creciendo conforme aumenta el interés de los participantes. Más empresas y personas se acercan al evento, la operación del mismo se vuelve más compleja. Se contratan más personas para poder solucionar los temas que surgen, e inevitablemente se va requiriendo la especialización: los procedimientos se deben documentar para poderlos replicar correctamente.
Hay diferentes maneras en que la empresa se puede ir especializando a lo largo del tiempo, pero volviendo a lo que hacen en asociaciones como AIFEC, una de las maneras en que esto se puede llevar a cabo es capacitarse con los múltiples cursos y certificaciones que se ofrecen en las asociaciones a las que se puede acceder en cada país.
En otra ocasión platiqué de diferentes asociaciones de la industria de reuniones, puedes revisarlo aquí:
Cuando un evento comienza a crecer en alcance, así como en asistentes, se requiere comenzar a especializarse en áreas como :
Logística.
Administración del evento.
Mercadotecnia.
Patrocinios.
Comercialización.
Existen múltiples ejemplos de organizadores de eventos que habiendo comenzado como una empresa con pocos integrantes (en algunos casos empresa familiar), debido al crecimiento que van teniendo a lo largo del tiempo en su actividad, se van especializando, inclusive recibiendo inversionistas, después nuevos socios o inclusive vendiendo el negocio a algún fondo de inversión que sigue apoyando en el proceso de especialización y expansión.
Tal es el caso que le sucedió a Tarsus en México, el cual nos platicó su director José Navarro en el episodio del podcast cuando nos acompañó hablando de este y muchos otros temas de la industria:
Te invito a que conozcas a profundidad la historia de los eventos líderes en la industria en la que te desenvuelves. Te aseguro que encontrarás historias sumamente interesantes de toda la trayectoria que tienen, desde comenzar prácticamente con la idea generada en una cochera o en la sala de una casa, hasta ser verdaderos símbolos de su industria.
Sigue atento de lo que aquí publicaremos, y si sabes de temas de interés en la industria que desees que abordemos, escríbeme a: paco@mundoexpo.mx para conocer más de ellos, y darle su debida difusión.
Ligas de interés:
Recuerda que en ZEGA trabajamos para hacer de tu evento todo un éxito. Estamos especializados en crear los mejores stands para tus exposiciones, con un equipo con gran experiencia desde el diseño hasta la instalación de tu stand.
Ingresa a nuestra página web, déjanos tus datos o contáctanos directamente desde ahí para ponernos a tus órdenes y crear el diseño de tu espacio para hacer un éxito de tu participación en las exposiciones que tengas próximamente.