¿Cómo se puede aprovechar un correcto manejo de la base de datos para un organizador de exposiciones?
Un correcto manejo de la base de datos puede representar grandes ahorros publicitarios para los eventos.
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Como sabemos, en la actual época de un gran desarrollo en tecnologías de la información, los datos se han convertido en el “oro molido” que actualmente es la divisa que se está apreciando cada vez más.
Simplemente es suficiente pensar en todo lo que nos rodea, y utiliza de una u otra manera datos:
Redes sociales.
Perfiles personales en plataformas.
Aplicaciones tecnológicas.
Información que entregamos a proveedores de servicios, al contratarlos.
Datos personales otorgados a gobiernos.
¿Cuántas veces nos aparece en una aplicación, la aceptación de los “Términos y Condiciones” de dicha plataforma, para poder utilizarla? ¿Cuántas veces leemos en realidad lo que estamos aceptando? Es algo cotidiano que nuestros datos estén circulando en muchas empresas, nacionales y transnacionales, para poder otorgarnos diferentes productos y servicios que utilizamos diariamente.
Gran parte de esta información es utilizada para crear un perfil de nosotros:
Búsquedas que realizamos en internet.
Páginas que consultamos.
Compras que realizamos vía electrónica.
Publicidad que vemos.
Cantidad de tiempo que pasamos en plataformas de redes sociales.
Tipo de publicaciones que nos llaman más la atención.
y un largo etcétera…
Este tipo de comportamiento que tenemos en forma digital, muchas veces sirve para que nos llegue información relevante, que los algoritmos de diferentes plataformas juzgan que nos va a interesar para lo que requerimos en nuestro día a día.
Si nos ponemos a pensar, y regresamos el tiempo hace quince años (y de ahí hacia atrás), las maneras en que nos enterábamos de los diferentes productos y servicios en el mercado, tenía canales limitados:
Televisión.
Radio.
Revistas.
Periódico.
Espectaculares, mobiliario urbano.
Publicidad en transporte público.
Volanteo, perifoneo.
y no muchos canales más…
En esta forma de publicidad, no había una manera clara de obtener una retroalimentación de la persona que la recibía… Era como lanzar “escopetazos” al aire, esperando acertar en algunos blancos que pasaran por ahí.
Los organizadores de exposiciones tradicionalmente destinan una buena parte de su presupuesto a publicitar sus eventos en esta serie de canales, con el fin de llegar al público meta que están buscando, para fomentar los negocios dentro de sus eventos. Este presupuesto es una cantidad bastante significativa que deben tomar en cuenta en su modelo de negocios.
En la plática que tuve en el podcast Mundo Expo con Alejandro Espoueys, gerente de marketing y comunicación de la empresa EXPOTRADE en Argentina, me comentó que justamente hace cerca de 15 años, en su empresa comenzaron a realizar algo que en ese momento era bastante innovador para la época: comenzaron a organizar y aprovechar la base de datos de los clientes en sus exposiciones.
Además de ello, comenzaron a generar un newsletter con información importante y trascendente de la industria transportista en Argentina, ya que ellos realizan una exposición de Transporte y Logística en esa región.
Lo que comenzó a sucederles, es que la gente estaba interesada y pedían que los incluyeran en la base de datos para que les pudiera llegar este newsletter, que contiene información de mucho valor para esta industria.
Debido a ese interés, la base de datos a partir de entonces no ha dejado de crecer para ellos, dotándolos de información de personas interesadas en temas de la industria, que además, son el público meta ideal para sus exposiciones: ya sea como visitantes o como expositores.
Conforme se fueron dando cuenta del éxito de su promoción dentro de su misma base de datos, se fue haciendo evidente que podían ir reduciendo el monto de presupuesto destinado a publicidad en medios tradicionales (radio, televisión, revistas y prensa), con lo que dichos recursos pudieron ser destinados para enriquecer al propio evento: es decir, poner recursos donde sus clientes (visitantes y expositores) los puedan ver reflejados en el recinto de exposiciones, o en las actividades que rodean al evento.
Se me hizo también muy interesante enterarme que prácticamente no prestan mucha atención a interacciones en redes sociales, en cambio sí están en constante contacto directo con e-mails con la base de datos que tienen, y que constantemente sigue creciendo por el interés en el contenido que ellos generan para su audiencia. Cuando una persona quiere saber de ellos, lo convocan a que se registre en su página web con su correo electrónico, para poder tener contacto con EXPOTRADE.
De esto, podemos resumir un gran valor en dos principios que pueden aplicar los organizadores de exposiciones:
Tener una buena administración y control de sus bases de datos: expositores, visitantes, aliados.
Generar contenido relevante para su audiencia, y de esta manera atraer la posibilidad de más personas que se interesen en estar vinculados con lo que rodea al evento. Se genera comunidad al respecto.
Sin duda, la industria de reuniones tiene una gran posibilidad de crecer aprovechando la tecnología de administración de datos.
Sigue atento de lo que aquí publicaremos, y si sabes de temas de interés en la industria que desees que abordemos, escríbeme a: paco@mundoexpo.mx para conocer más de ellos, y darle su debida difusión.
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