¿Cómo reinventar los eventos presenciales?
Ideas tomadas del libro "Reinventing Live", escrito por Marco Giberti y Denzil Rankine
Podcast:
A partir de lo que ha sucedido con el COVID19, algo es seguro: el mundo ha cambiado y debemos adaptarnos.
En muchas industrias, el progreso tecnológico se aceleró drásticamente, y una en la que se notó de manera importante esta situación fue en la industria de las exposiciones, congresos y convenciones, por las siguientes razones entre muchas otras:
Los eventos en vivo fueron suspendidos totalmente en todo el mundo.
Las empresas organizadoras de eventos tuvieron que prescindir de su fuente de ingresos principal, por lo que tuvieron que adoptar medidas para seguir en contacto con sus clientes durante la etapa de encierro.
La adopción de innovaciones tecnológicas en la mayoría de los eventos B2B y B2C estuvieron orientadas sobre todo a organización administrativa y plataformas para compra de boletos y registro de asistentes, pero no para la propia operación del evento en cuestión.
El modelo de negocios de las exposiciones hasta antes del COVID19 variaba muy poco al ser tan redituable. Se basaba en el cobro de boletos de asistencia, así como el cobro por “metro cuadrado” al expositor.
Cuando nos llegó el “cubetazo de agua helada” a partir del COVID19, la industria entera entró en una parálisis de los eventos tradicionales, lo que provocó que se tuvieran que adoptar otro tipo de maneras para permanecer en contacto con los clientes y apoyarlos en seguir teniendo negocios de manera digital.
Esto llevó a adoptar diferentes modelos y maneras de llevarlos a cabo: algunos tomaron la opción de utilizar plataformas virtuales, con avatares y un ambiente con semejanza al “gaming”. Otros decidieron realizar más “webinars” con plataformas como Zoom o Google Meet.
También hubo quién utilizó plataformas digitales sin realidad virtual, además de surgir o incrementar su tamaño múltiples empresas tecnológicas para tratar de cubrir la demanda que se originó a partir de la etapa de encierro.
Después de esa etapa de “emergencia” nos enfrentamos a una nueva era: la etapa en que la disrupción llegará a las exposiciones, congresos y convenciones.
Inicialmente, estamos viendo acercamientos a ello en países como Estados Unidos, o en la región de Europa y Asia. Los organizadores de eventos que hasta hace un tiempo realizaban su trabajo de manera tradicional, están comenzando a adoptar nuevos modelos de evento, tales como los eventos digitales o los eventos híbridos, cada uno con sus ventajas y desventajas :
Ventajas y desventajas de los diferentes tipos de eventos:
(Tomado de Reinventing Live, escrito por Marco Giberti y Denzil Rankine)
Marco Giberti es el fundador y CEO de Vesuvio Ventures, ha sido un exitoso emprendedor e inversionista con más de 25 años de experiencia en medios, tecnología e industria de eventos.
Denzil Rankine es el fundador y director ejecutivo de AMR International, la firma líder en el mundo en consultoría estratégica para la industria de los eventos.
Eventos presenciales:
Pros:
Herramienta de marketing ya probada a través del tiempo.
Audiencia muy calificada.
El costo por prospecto es atractivo.
Conexión única entre comprador y vendedor.
Alcance global o regional.
Contras:
Participar tiene un alto costo.
Consume mucho tiempo presencial.
Es complicado medir el ROI del evento comparado con otras estrategias de marketing.
Poco frecuente.
Eventos virtuales:
Pros:
Costos bajos de producción.
Escalables, alcance global.
Herramientas interactivas entre la audiencia y los patrocinadores.
Despliegue de analíticas.
El costo por prospecto es bueno.
Amigable con el medio ambiente (se evitan desplazamientos y viajes, no tiene desperdicios físicos o basura).
Experiencia que se puede ajustar a los requerimientos del organizador.
Muy efectivo para el tema de educación y formación, así como reuniones uno a uno.
Contenido con la posibilidad de estar disponible durante todo el año.
Contras:
Difícil de monetizar (las cuotas son mucho más bajas que en los eventos presenciales, no hay tanta inversión por parte de los patrocinadores hasta ahora).
Dificultad para involucrar a los participantes y patrocinadores.
Complicado calificar a los prospectos para saber qué tan valiosos son antes de entrar al evento.
Eventos Híbridos:
Pros:
Se pueden realizar actividades en vivo o presenciales (mejora la preparación pre-evento, y el seguimiento post-evento).
Se puede recibir mayor audiencia, no sólo la presencial sino también la digital.
Se puede extender el evento a lo largo del año gracias al elemento digital.
La marca del evento recibe mayor reconocimiento.
Costo limitado por cada visitante remoto.
Se pueden tener analíticas del evento.
En caso de que no se pueda realizar la versión presencial, el evento en línea ya está preparado en su totalidad.
Contras:
Hay mucha competencia digital peleando por la atención de los participantes.
Retos en la ejecución (usa muchos recursos tecnológicos, se requiere mayor cultura digital en la audiencia, no existe una solución tecnológica que se pueda aplicar en todos los tipos de eventos, hay que buscar una solución a medida).
Gastos adicionales con su respectiva reducción en el margen de utilidad del evento.
Dado que la industria de las exposiciones y congresos ha sido una en la que la innovación tecnológica no ha provocado grandes disrupciones, presenta grandes oportunidades en esta época.
Las empresas de organización de eventos a lo largo de los años han tenido unos modelos de negocio muy redituables y no han tenido la necesidad hasta antes del COVID19 por cambiar sus modelos de negocio.
Sin embargo, con esta nueva realidad que estamos viviendo, es muy probable que comencemos a ver nuevos jugadores en esta industria… jugadores que no necesariamente su principal giro es la organización de eventos.
La disrupción principal vendrá de líderes de comunidades, empresas que están más bien especializadas en ser líderes de sus industrias por otras razones, y que verán en los eventos una oportunidad para hacer una conexión mucho mayor con las empresas que son proveedores y clientes dentro de su comunidad.
Hay nuevos modelos de negocios que habrá que observar en la industria de las exposiciones: aquellos que estarán más orientados a tener un “costo por lead” a los expositores, en vez de un costo por metro cuadrado de presencia física.
Veremos nuevos modelos de eventos en los que el organizador estará preocupado por brindar a sus clientes lo siguiente:
Mayor presencia a lo largo del año para que sus clientes hagan negocios continuamente con la comunidad.
Eventos presenciales que sean de mayor valor agregado a los clientes, más que los eventos pre-COVID19.
Modelos de eventos híbridos con una medición mucho más precisa del ROI del evento para el participante.
¿Te imaginas todo lo que se puede generar de ideas de negocio ante esta nueva realidad?
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