¿Cómo llevar a Cabo un Evento Híbrido?
En la actualidad, algunas de las empresas que ya están organizando eventos, están pensando en el esquema híbrido.
Presentado por:
Estamos a unos cuantos meses de cumplir dos años de las primeras noticias que se escucharon desde China en diciembre de 2019, en el que se comentó que había aparecido un nuevo virus, y que se estaba comenzando a propagar por otras regiones de ese país.
A prácticamente un año y medio de que en el mundo occidental se decidió cerrar la economía por varios meses, el mundo cambió radicalmente.
Una de las manifestaciones de este cambio se vivió en la industria del turismo de reuniones, en la que se incluyen los congresos, convenciones, conferencias y exposiciones. En esta industria, como en muchas otras, se vivió un año 2020 sumamente complicado, basta con ver las cifras que la UFI (asociación global de la industria de exposiciones) ha reportado en varias ocasiones sobre la evolución de la pandemia en la industria.
Después del gran golpe, llegó la etapa de generar nuevas ideas en la industria de exposiciones.
Inicialmente, y obligados por la situación de encierro además de las restricciones de los gobiernos para impedir las actividades en las que se reunieran las personas, se comenzó realizando eventos virtuales o digitales, con experiencias que de alguna manera ayudaron a seguir conectando a las personas, con las limitaciones que ello tuvo en su momento.
Posteriormente, conforme se han ido permitiendo paulatinamente las actividades que implican reuniones en grupos de personas, se han ido activando conferencias, congresos y exposiciones. Todos en diferente medida han tenido que aplicar restricciones en la cantidad de gente que puede ingresar físicamente a los eventos, lo que ha presentado un reto muy interesante.
Principalmente los ingresos económicos provienen de la cantidad de gente presente, ya sea por cobro de boletos de ingreso o porque es una referencia en la que los expositores pueden medir qué tan conveniente fue participar en el evento.
De ahí surgió el concepto de “Evento Híbrido”, en el que se tienen dos principales componentes:
Actividades presenciales, en las que los asistentes llegan de la forma tradicional.
Actividades digitales o virtuales, en las que se abre la posibilidad de que personas que no puedan ir físicamente al evento, puedan formar parte en cierta medida de lo que ahí se realice.
Quiero platicarte el ejemplo de un evento de estas características que sucedió hace unos cuantos días, me refiero al 12o. Congreso Nacional de BNI , que se realizó en el Hard Rock Hotel de Nuevo Vallarta, del 8 al 11 de septiembre pasado.
BNI es la organización de Networking de referencias más numerosa a nivel mundial, fue fundada por Ivan Misner en Estados Unidos hace más de 35 años, tiene actualmente más de 280,000 miembros a nivel mundial.
En México, BNI inició operaciones en el año 2006, y actualmente se compone de más de 6,600 miembros a nivel nacional.
Este evento tuvo características que nos permiten clasificarlo como evento híbrido:
Tuvo una parte presencial, que consistió principalmente de conferencias y actividades para fomentar la interacción con los asistentes, realizada en el Hard Rock Hotel de Nuevo Vallarta, México.
Tuvo participación de más personas de manera digital, en dos días del evento.
En una actividad digital, se tuvo una convivencia por Zoom con el fundador de BNI, Ivan Misner.
Se pudo tener una sesión de “Speed Networking Digital” para conocer miembros de BNI de otras partes de México y Latinoamérica.
Participación como asistentes virtuales de las conferencias realizadas durante el evento.
Algo que puedo destacar, es que realmente desde la conceptualización del evento, se pensó en que la experiencia de las personas que estuvieron presentes físicamente en el evento, así como los que pudimos estar en forma digital, fuera satisfactoria y acorde a la situación de cada uno.
Por dar un ejemplo en la parte digital, cuando había momentos de descansos entre actividad y actividad, para las personas que estábamos en línea nos presentaban un “detrás de cámaras” con pláticas realizadas en vivo con los participantes en el evento, o preguntas “en corto” con los dirigentes de la organización para saber de primera mano mayores detalles de los temas que se platicaron durante el evento.
En otro ejemplo de actividad digital, como mencioné anteriormente hubo una sesión de “Speed Networking” con miembros de BNI que no pudimos asistir en forma presencial. En esta actividad, tuve la oportunidad de conocer brevemente en diferentes “chat rooms” a personas de otras partes de México y Latinoamérica, y tomé nota de aquellos que me interesó contactar posteriormente, para platicar más a fondo de posibles sinergias a futuro, así como conocer más de sus negocios.
Para la parte presencial del evento, te voy a platicar lo que me comentó en su experiencia como asistente Osvaldo Hernández, él es Director de la Agencia de Atracción de Talento Especializado llamada STN People, además de que tiene su propio podcast llamado Talento 4D, de temas también relacionados con el Talento Humano en las organizaciones (al final de este newsletter te dejo los links para que puedas contactarlo, te lo recomiendo):
El primer requisito que se les pidió a los asistentes, fue llegar con una prueba de COVID19 con resultado negativo, para asegurar que en todos los asistentes no presentaran presencia del virus. No dejaban pasar al hotel sin este requisito.
Se debía llegar al congreso con la aplicación del evento ya descargada, ya que en cada punto dentro del evento se tenía que abrir la aplicación , escanear un código QR y con él se “mapeaba” el movimiento y trayectos de cada persona durante el evento.
Dentro del hotel, el organizador del evento en conjunto con el hotel, había medidas de seguridad y sanidad como: revisar el uso correcto del cubrebocas en todo momento, aplicación de gel, medidas en las áreas de alimentos para evitar contactos innecesarios con utensilios o comida, las bebidas las servían en la mesa.
En las conferencias siempre hubo mucho espacio entre asientos (aproximadamente metro y medio entre asientos). En las que se llenaban, ya no se permitía el acceso de personas adicionales.
En el evento presencial hubo alrededor de 320 personas, y en la versión online alrededor de 1,100 personas, aunque no necesariamente conectadas todas al mismo tiempo.
El fundador de BNI estuvo participando en versión digital, mientras hubo actividades preparadas para convivir con él por esa vía, con atención especial hacia los patrocinadores del evento (todos ellos también miembros de BNI).
Hubo traducción simultánea en las conferencias en inglés, se le suministró a todos los asistentes aparatos de traducción para recibirla sin problemas.
En el evento hubo alrededor de 30 patrocinadores, cada uno de ellos aportó una cantidad monetaria para participación especial, así como aportaron artículos necesarios para el evento. Hubo proyección de videos de los patrocinadores durante el evento, pero también en el App móvil para fácil acceso de los participantes. Tuvieron un “meet and greet” con el fundador de BNI, como parte de las consideraciones especiales que hubo con ellos.
Para las comidas, que eran los momentos de mayor acumulación de personas, había una zona especial en la playa en un área muy amplia para tener mayores medidas de sanidad, y no causar acumulación de personas en un espacio cerrado.
Hubo además algunos stands con patrocinadores que decidieron una participación más notoria.
Se sintió que hubo una consideración especial para la gente que acudía en forma digital, cuidando los momentos de intervención a distancia para que todo mundo disfrutara del evento.
Como podemos ver, esta es una tendencia que seguirá evolucionando, para dar experiencias significativas a los participantes en eventos: asistentes, organizadores, expositores, recintos, y en general todos aquellos que disfrutamos de exposiciones, congresos y convenciones.
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