¿Cómo es el proceso para extender la invitación a alguien al podcast?
Siempre hay que darle el lugar que se merece al invitado
Si llevas tiempo leyendo este newsletter, seguramente sabes que tengo un podcast llamado MUNDO EXPO que encuentras en las principales plataformas que presentan este tipo de contenido como lo es Spotify, Apple Podcast, Amazon Music, entre otros.
En él, platico acerca de la industria de reuniones con personas que están involucradas directa o indirectamente en ello por todo Latinoamérica:
Organizadores de eventos.
Directores de recintos de exposiciones.
Expositores.
Miembros de asociaciones o cámaras involucrados en la industria.
Asistentes destacados.
Autoridades en organismos de gobierno.
Entre otros…
Me gustaría platicarte un poco sobre el proceso que sigo para invitarlos:
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Contacto directo con ellos
Si es alguien que otra persona me recomendó, usualmente me pueden compartir su correo electrónico, o a veces su número de Whatsapp.
Una vez que lo tengo, realizo el primer contacto, platicando un poco de quién soy, cómo llegué a él o a ella, y por qué me interesaría platicar con esa persona en el podcast. Es importante tener esto bien claro, para que al invitado le haga sentido el por qué debería estar en la plática.
Cuando yo descubro a la persona que quiero invitar gracias a alguna publicación que hizo, algún tweet que comentó, o porque alguien lo refiere en algún escrito, procuro localizarlo en LinkedIn o en Twitter, y ahí mando la invitación de manera corta para saber si pudiera estar interesado en asistir. Te sorprenderías al saber que aproximadamente del 100% de personas a quienes he buscado por ese medio, calculo que entre el 75% y 80% me ha respondido. Y de ellos, la mayoría ha accedido a participar en el podcast.
Me ha pasado también (y lo agradezco), que al momento de platicar con la persona a quien pensé que sería bueno invitar, a final de cuentas no hacía tanto sentido estar en el podcast, y amablemente decidimos no seguir el proceso.
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Información básica inicial
Una vez que la persona ha aceptado la invitación, le envío un e-mail con alguna información básica para la grabación, y le solicito algo de información:
Antes que todo, le agradezco el tiempo que se va a tomar para la grabación.
Envío el día y la hora que pactamos.
Le solicito una semblanza corta que sirva para presentarlo al inicio del episodio.
Le mando la liga de conexión (cuando la grabación es en forma remota).
Le solicito una fotografía que le guste, así como el logotipo que quiere que aparezca, ambos para la portada del episodio.
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Un día o dos días previos al podcast
En este punto, vale la pena mandar un mensaje de confirmación para la grabación del podcast.
Hay ocasiones en que las cosas salen del control del invitado, le pueden surgir otros compromisos y nos da tiempo de reaccionar para reprogramar la sesión.
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El día de la grabación
Llego temprano a la cita, ya sea en forma presencial o vía digital, usualmente entro unos minutos antes para esperar la llegada del invitado.
Una vez que llega, me aseguro de preguntar:
Cuánto tiempo tiene disponible para la grabación (antes del día de la cita, les pido apartar una hora y media, pero hay ocasiones en que su tiempo es más limitado, por lo que vale la pena ver ese punto al inicio antes de comenzar).
Sus proyectos actuales, para darle énfasis al momento de tocar ese punto durante el episodio.
Si hay algún tema que no deseen tocar, por la razón que sea.
La verdad para mí es un gran placer siempre poder platicar en el podcast con gente que me deja muchas enseñanzas en temas que no domino, y que me han ayudado a incrementar mi conocimiento y sensibilidad en la industria de reuniones.
Te invito a que lo escuches, ingresa en el siguiente link y escoge el episodio que más te llame la atención para empezar. ¡El de esta semana es buenísimo! Platiqué con el Dr. Salvador Treviño, un catedrático experto en Marketing que actualmente ejerce en Vancouver, Canadá, aquí te dejo el link para que puedas escuchar todos los conocimientos que se pueden aplicar al mundo de las exposiciones:
Y además, si próximamente estás analizando la posibilidad de participar en una exposición, envíanos tu información a nuestra empresa ZEGA, seguro te podemos ayudar. Aquí te dejo el link para que lo hagas fácilmente:
Ser EXPOnencial