¿Cómo deben ser los recintos de exposiciones en la versión post-pandemia?
Tomado del artículo "Venues 2.0", por AMR International
Podcast:
Pudiéramos pensar que la pandemia nos ha obligado a reflexionar en los modelos de negocios de exposiciones, congresos y convenciones a nivel mundial, debido a la nueva realidad que estamos viviendo.
Este catalizador que vivimos, sin duda ha acelerado los procesos para la industria de reuniones. Sin embargo, desde años antes se veía la posibilidad de que en algún momento se tendría que evolucionar la industria.
La industria de turismo de reuniones, como se menciona en el libro “Reinventing Live” escrito por Marco Giberti y Denzil Rankine, antes de la pandemia era una de las pocas industrias cuyo modelo de negocios no había sido cambiado aún en su estructura básica. Los desarrollos tecnológicos han sido implementados principalmente en:
Software para administración de los eventos.
Registro y control de visitantes.
Marketing Digital y promoción.
Pero más allá de estos avances, en la gran mayoría de las exposiciones antes del año 2020, el modelo de negocios se basaba mucho en la renta de espacios para los expositores, negociación de patrocinios para los eventos, y venta de entradas para los visitantes. Dependiendo del evento, y en diferente medida, estos eran los ingredientes principales de ingresos para los organizadores de eventos.
Un actor fundamental en las exposiciones son los recintos, el lugar físico donde se lleva a cabo la magia de los encuentros entre clientes, proveedores, aliados de industrias, líderes de opinión. En algunos lugares el recinto es uno de los proveedores principales para lograr un evento exitoso, y en otros inclusive es socio del propio evento, suministrando “know-how” para la organización del evento y promoción.
En noviembre de 2019, AMR International, una agencia de consultoría estratégica en eventos, con presencia en más de 40 países, emitió el artículo denominado “Venues 2.0. Un pensamiento a futuro del modelo de los recintos”. Esto fue antes de que viviéramos la etapa de encierro por la pandemia.
Si bien los pronósticos de crecimiento de la industria que ahí se mencionan, no se cumplieron debido a que no se podía adivinar que viviríamos un cierre de actividades, hay varios puntos que se indican como importantes en la evolución necesaria de los recintos de eventos. Algunos de los puntos que se tocan ahí son los siguientes:
Tendencias de los organizadores de eventos.
Mayor enfoque en el éxito de los participantes: implementación de herramientas tecnológicas que ayuden a medir y mejorar el retorno sobre la inversión de los participantes en eventos, por el hecho de poder estar ahí presentes.
Aprovechamiento de herramientas para dar seguimiento al participante: El recinto y el organizador implementarán herramientas tecnológicas para ver el “customer journey” de los participantes de los eventos.
Tendencia a que los recintos tengan la posibilidad de adaptarse a eventos híbridos: Habrá mayor cantidad de eventos más pequeños cuya finalidad sea facilitar los encuentros 1 a 1 entre compradores y vendedores, en forma presencial y digital, para provocar la realización de mayor cantidad de negocios.
Búsqueda de recintos “inteligentes” con infraestructura digital: Los organizadores cada vez más buscarán recintos con posibilidades de digitalización de sus eventos, para poder otorgar a los visitantes la posibilidad de participar en el evento aunque no estén físicamente ahí.
Tendencias de los participantes en eventos.
Mayores expectativas que deben cubrir los recintos para los participantes: Los expositores que participan en eventos requieren ya elementos como: cobertura de internet de alta velocidad, catering de alta calidad, áreas de esparcimiento, y en general, una experiencia superior por el hecho de estar presentes en el recinto. Si los participantes perciben al recinto como no actualizado, seguramente a futuro decidirán no seguir participando en el evento.
Experiencia personal en el evento: El participante requiere ya de una experiencia personal más atractiva, más allá del propio encuentro de negocios. Se debe otorgar una experiencia realmente positiva al participante.
Tendencias de los operadores de recintos.
Mayor competencia entre recintos de eventos: Debido a la mayor oferta de recintos, la competencia se tornará más dura. Cada uno de ellos estará ofreciendo nuevas y diferentes características para ser más atractivo para sus clientes.
Consideración de cuestiones de seguridad: La seguridad de los visitantes, tanto en forma física, como en cuestiones de tecnología, será fundamental y un elemento básico a tomar en cuenta por parte de los participantes.
Recintos alternativos, sobre todo para eventos híbridos. Para este nuevo segmento de eventos, no se requiere necesariamente de un recinto grande de exposiciones, se verán surgir recintos alternativos que cubrirán de una muy buena forma los requerimientos para este tipo de eventos, lo cual trae mayor competencia.
Recintos “verdes”: La sustentabilidad cada vez más tiene una gran importancia como elemento a tomar en cuenta al momento de tomar una decisión de escoger un recinto para realizar un evento.
Integración con la comunidad: Se buscará que el recinto sea más incluyente con su comunidad, creando lazos de importancia.
Dados todos estos temas, los recintos de exposiciones y eventos deben contemplar los siguientes puntos para seguir siendo relevantes:
Enfocarse en el éxito de sus clientes (organizadores de eventos y participantes).
Espacios flexibles según los requerimientos de sus clientes.
Infraestructura digital avanzada.
Infraestructura sólida de seguridad (física y tecnológica).
Excelentes instalaciones de esparcimiento para los visitantes.
Sustentabilidad.
Experiencias superiores de calidad para sus visitantes.
Plataformas tecnológicas avanzadas y flexibles para los organizadores.
Características de infraestructura icónicas para los visitantes y organizadores.
Todos estos elementos, ayudarán a que los recintos puedan permanecer vigentes a lo largo de los años, brindando una gran experiencia a sus visitantes.
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