¿Cómo adecuar los requerimientos del dueño de un evento con los de su audiencia?
A veces, incluso por diferencia generacional, no es tan sencillo adecuarlo
Hace unos días que platiqué en el podcast MUNDO EXPO con Alejandro Escalante, de JUKEBOX, me comentó un punto muy interesante:
En su empresa, están dedicados a la organización de eventos, gran parte de ellos son eventos corporativos, para marcas transnacionales.
Otra de las industrias que les contrata gran cantidad de eventos es la industria médica. En ella, se realizan gran cantidad de congresos, exposiciones, convenciones a lo largo del año. Algunos de ellos son en ciudades con recintos de exposiciones, otros también se realizan en hoteles en playas, para un ambiente más relajado para toda la comunidad.
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Lo que me comentó en especial acerca de este tipo de eventos, es que deben cuidar en especial un punto clave para el éxito del evento: en muchas ocasiones, el dueño del evento (es decir, quien decide a final de cuentas qué sugerencias sí se aplicarán y cuáles no), es una persona que es de una o hasta dos generaciones más alta que la gente de la audiencia que asistirá al evento. Por ejemplo, el dueño del evento puede ser una persona de 65 años o más, mientras que la audiencia que va a asistir oscila de 25 a 45 años.
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Este dato no es menor, ya que muchas veces la expectativa que tiene el cliente con respecto al resultado visual y de actividades del evento, está desalineado con lo que la audiencia puede esperar del mismo.
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Alejandro me comentó que esto es un punto muy delicado, debido a que si le hacen caso a todo lo que su cliente quiere, sin ponerlo en este contexto generacional, el evento estaría en riesgo de ser un fracaso ante la audiencia.
El trabajo del productor del evento es muchas veces ser ese asesor experto que le diga cosas al cliente las cuales muchas veces van en contra de lo que ese cliente desea o espera. Es fundamental transmitirle que lo más importante es que ante la audiencia el evento sea atractivo, ya que es lo que dará sustentabilidad al congreso o exposición a lo largo de los años.
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No serviría de nada cumplir los deseos iniciales del cliente, si después de la primera edición los asistentes ya no quisieran regresar para la segunda.
El trabajo del “event planner” se vuelve fundamental y de apreciarse: debe sensibilizar al cliente de poder realizar ciertas cosas en el evento para tener ese efecto especial ante la audiencia, con el objetivo siempre en mente de darle la posibilidad al evento de poderse realizar nuevamente a lo largo de muchos años.
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¿En la industria en la que te desenvuelves ocurre algo similar? ¿Te ha tocado asistir a eventos en los que te sientes “desconectado” entre tus expectativas y lo que estás viviendo en el evento?
Te invito a que escuches el episodio que grabé con Alejandro Escalante de JUKEBOX, para que tengas el contexto completo:
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